* 23. CONVENTION entre la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve et l'UCL relative à l’appel à projets « Territoire intelligent » - Stratégie « Digital Wallonia 2019-2024 » - Thème 4 : mobilité et logistique - Projet NAVAJO (SHUTTLLN) : Déploiement d’un service de transport à la demande et d’une navette autonome sur le territoire de Louvain-la-Neuve - Pour approbation

Convention entre la Ville et l'UCL concernant les modalités relatives à participation financière de l'Université catholique de Louvain, aux rôles, devoirs et fonctions de chaque partie

Le Conseil communal, en séance publique,

Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation et ses modifications ultérieures, notamment l'article L1122-30 relatif aux compétences du Conseil communal,

Vu la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics, notamment l'article 124, § 1, 1° (la dépense à approuverHTVA n'atteint pas le seuil de 443.000,00 euros),

Vu l'arrêté du 18 juin 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs spéciaux et ses modifications ultérieures, notamment l'article 88,

Considérant la stratégie “Digital Wallonia 2019-2024” et notamment le thème 4 consacré au “Territoire connecté et intelligent”,

Considérant l'appel à projets “Territoire intelligent 2019” lancé le 14 janvier 2019 par le Ministre du Numérique et la Ministre des Pouvoirs locaux,

Considérant la délibération du Collège communal du 28 mars 2019 approuvant le dossier de candidature de la Ville pour le projet « SHUTTLLN » à transmettre dans le cadre de l'appel à projet lancé par le SPW,

Considérant sa délibération du 30 avril 2019 ratifiant les décisions prises par le Collège communal du 28 mars2019,

Considérant la décision du Collège communal du 24 octobre 2019 relative au remplacement de la dénomination “SHUTTLLN” par “NAVAjO” et aux propositions de phasages et d'itinéraires,

Considérant l'arrêté de subventionnement du 03 septembre 2019 émanant du SERVICE PUBLIC DE WALLONIE - SPW - Département des Politiques publiques locales - Direction de la Prospective et du Développement, avenue

Gouverneur Bovesse 100 à 5100 Jambes (Namur) octroyant à la Ville un subside de 275.000,00 euros,

Considérant que la Ville a transmis en date du 14 novembre 2019 une demande de subside complémentaire auprès du Service public de Wallonie - SPW - Direction générale de la Mobilité et des Infrastructures - Département de la Stratégie de la Mobilité - Direction de la planification de la Mobilité, boulevard du Nord 8 à 5000 Namur, dans le cadre du projet NAVAjO,

Considérant que la Ville a également introduit, en date du 14 novembre 2019, une demande de subside d'un montant de 50.000,00 euros, pour le même projet, auprès de la Province du Brabant wallon - PBW - Direction de l'Economie et du Développement territorial - Service de l'Environnement et du Développement territorial, place du Brabant wallon 1 à 1300 Wavre,

Considérant que la Province du Brabant wallon devrait envoyer prochainement l'arrêté de subventionnement à la Ville,

Considérant sa délibération de ce jour approuvant la convention entre la Ville et l'OTW relative à l'appel à projets « Territoire intelligent » - Stratégie « Digital Wallonia 2019-2024 » - Thème 4 : mobilité et logistique - Projet NAVAjO (anciennement SHUTTLLN) - Déploiement d'un service de transport à la demande et d'une navette autonome sur le territoire de Louvain-la-Neuve,

Considérant sa délibération de ce jour approuvant la quote-part financière de la Ville dans le cadre du financement de la navette autonome,

Considérant les différents soutiens financiers transmis à la Ville par les différents partenaires notamment, entre autres, l'Université catholique de Louvain, l'Intercommunale du Brabant wallon, China Belgium Technology Center, …

Considérant que dans le cadre des soutiens financiers et de la valorisation du projet “NAVAjO”, l'Université catholique de Louvain (UCL) a informé la Ville de son soutien, par son courrier du 21 mars 2019,

Considérant que la mise en oeuvre de cette collaboration nécessite un accord entre la Ville et l'Université catholique de Louvain (UCL) concernant les modalités relatives à la participation financière de l'Université catholique de Louvain (UCL) , aux rôles, devoirs et fonctions de chaque partie,

Considérant dès lors qu'une convention doit être signée entre la Ville et l'Université catholique de Louvain (UCL) pour l'application de ces modalités,

Considérant que la signature de cette convention permettra :

  1. L'apport financier de l'UCLouvain envers OLLN à concurrence de 25.000,00 euros,

  2. Un apport en ressources humaines de l'UCLouvain correspondant à 1 personne (ETP) à concurrence de 1,5 jour/mois qui sera, d'une part, intégrée à tous les groupes de travail (a priori dénommés "Transport", "Infrastructure" et "Communication") et, d'autre part, intégrée à l'évaluation du projet, « ressources humaines »,

  3. La mise à disposition à titre temporaire de zones bien déterminées pour les manœuvres et les arrêts de la navette autonome et/ou du transport à la demande sur le domaine de l'UCL. Ces zones ne pourront faire l'objet d'aménagement ou être utilisées qu'une fois une convention de mise à disposition temporaire signée par les deux parties,

Considérant le rapport établi par le service Cartographie-Mobilité de la Ville,

Considérant que l'avis de légalité obligatoire du Directeur financier est sollicité en date du 24 février 2020,

Considérant l'avis de légalité du Directeur financier émis en date du 03 mars 2020,

Sur proposition du Collège communal,

  1. D'approuver le texte de convention à conclure, entre la Ville et l'Université catholique de Louvain (UCL) inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0419.052.272, dont les bureaux sont situés à 1348 Louvain-la-Neuve, place de l'Université, 1, concernant les modalités relatives à la participation financière de l'Université catholique de Louvain (UCL), aux rôles, devoirs et fonctions de chaque partie, tel que repris ci-dessous :\\

CONVENTION entre la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve et l'Université catholique de Louvain relative à l'appel à projets « Territoire intelligent » - Stratégie « Digital Wallonia 2019-2024 » - Thème 4 : mobilité et logistique - Projet NAVAJO (SHUTTLLN) : Déploiement d'un service de transport à la demande et d'une navette autonome sur le territoire de Louvain-la-Neuve.

Entre d'une part :

La Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve, inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0216.689.981, dont les bureaux sont situés à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants, 35, valablement représentée aux fins de la présente par Monsieur David da CAMARA GOMES, Echevin de la Mobilité agissant pour la Bourgmestre par délégation et Monsieur Grégory LEMPEREUR, Directeur général, agissant en exécution de la délibération du Conseil communal du ,

Ci-après désignée : « OLLN »,

Et d'autre part :

La personne morale de droit privé poursuivant un but d'utilité publique « Université catholique de Louvain », inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0419.052.272, dont les bureaux sont situés à 1348 Louvain-la-Neuve, place de l'Université, 1, représentée par Dominique OPFERGELT, Administrateur général, agissant conformément à ses statuts modifiés, coordonnés et publiés pour la dernière fois aux annexes du Moniteur belge le 26 mai 2017,

Ci-après désignée : « UCLouvain »,

Ci-après désignées ensemble : « les Parties »,

PRÉAMBULE

Dans le cadre de l'appel à projets « Territoire intelligent » de la Stratégie « Digital Wallonia 2019-2024 ;
thématique de la mobilité et logistique » lancé par le Gouvernement wallon en date du 10 janvier 2019, la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve et ses partenaires, dont l'UCLouvain, ont remporté un subside via un arrêté de subvention daté du 3 septembre 2019. Ils souhaitent collaborer pour la mise en œuvre d'un service de transport à la demande et d'un service de navette autonome sur le territoire de Louvain-la-Neuve. Cette collaboration est dénommée « le Projet ».

Ces services participent à fournir une alternative à la voiture individuelle et favoriser le transfert modal en expérimentant de nouvelles solutions, tant sur le plan technologique que sur le plan des partenariats.

C'est pourquoi, il est convenu ce qui suit :

ARTICLE 1 : OBJET

Les Parties décident de collaborer ensemble, dans les limites et conditions fixées dans la présente convention, pour mettre en place un service de transport à la demande et un service de navette autonome sur le territoire de Louvain- la-Neuve (ci-après dénommés « les Services »).

La présente convention définit les obligations d'OLLN, d'une part, et de l'UCLouvain, d'autre part, et en particulier :
a. L'apport financier de l'UCLouvain envers OLLN à concurrence de 25.000,00 euros (vingt-cinq mille euros);
b. Un apport en ressources humaines de l'UCLouvain correspondant à 1 personne (ETP) à concurrence de 1,5 jour/mois qui :

• sera intégrée à tous les groupes de travail (a priori dénommés « Transport », « Infrastructure » et  « Communication ») ;\\
• sera intégrée à l'évaluation du Projet ;\\

Celui-ci ne couvre que le personnel affecté au suivi du projet et non les ressources nécessaires aux aspects de recherche d'innovation et d'enseignement encore à préciser. Cet aspect pourra faire l'objet d'une valorisation ultérieure.

c. La mise à disposition à titre temporaire de zones bien déterminées pour les manœuvres et les arrêts de la navette autonome et/ou du transport à la demande sur le domaine de l'UCL. Ces zones ne pourront faire l'objet d'aménagement ou être utilisée qu'une fois une convention de mise à disposition temporaire signée par les deux parties.

ARTICLE 2 : DURÉE

2.1. La présente convention est conclue pour la durée nécessaire à la préparation, la mise en œuvre, l'exploitation et la finalisation (y compris la clôture du dossier de subsidiation) du Projet.

2.2. Sauf disposition contraire convenue entre les Parties, la date de démarrage du Projet et de la prise d'effet de la présente convention est celle renseignée dans l'Arrêté de subvention, à savoir le 15 janvier 2019. La date de clôture du Projet est prévue le troisième mois suivant la fin de la mise en œuvre du Projet ; lequel doit être clôturé pour le 30 juin 2021.

2.3. La présente convention ne prendra effet qu'à la réalisation des conditions suspensives suivantes :
• L'obtention du soutien financier de la Province du Brabant wallon (inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0253.973.318, dont les bureaux sont situés à 1300 Wavre, place du Brabant wallon, 1) envers OLLN, à hauteur de 50.000,00 euros ;
• L'obtention du soutien financier de l'in BW association intercommunale (inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0200.362.210, dont les bureaux sont situés à 1400 Nivelles, rue de la Religion, 10) envers OLLN, à hauteur de 25.000,00 euros ;
• L'obtention du soutien financier de United Investment Europe (inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0537.632.891, dont les bureaux sont situés à 1348 Louvain-la-Neuve, rue du Laid Burniat, 3) envers OLLN, à hauteur de 3.000,00 euros ;
• L'obtention du soutien financier envers l'Opérateur de Transport de Wallonie (inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0242.069.339, dont les bureaux sont situés à 5100 Jambes, avenue Gouverneur Bovesse, 96) par le Ministre wallon de la Mobilité en matière de coûts d'exploitation des services de mobilité (main d'œuvre opérationnelle, véhicule back-up pour la navette autonome), soutien financier qui devra permettre une exploitation des Services durant une période minimale de 6 mois.

OLLN informera l'UCLouvain par écrit et dans les meilleurs délais de la réalisation successive de ces conditions.

2.4. Tout autre disposition nécessitera l'accord des Parties.

ARTICLE 3 : MISE EN ŒUVRE DES MARCHÉS

Le Projet s'articulera autour de la préparation, la réalisation et la mise en œuvre des marchés publics suivants :
• Un marché de services et/ou de fournitures ayant pour objet la location d'un véhicule autonome permettant de circuler dans un environnement mixte ;
• Un marché de services et/ou de fournitures ayant pour objet la location d'un ou deux véhicule(s) nécessaire(s) à la mise en place du transport à la demande ;
• Un marché de services et/ou de fournitures ayant pour objet la location d'un environnement d'orchestration des transports susmentionnés dans ce paragraphe.

Chaque Partie s'engage mutuellement à faciliter la préparation, la réalisation et la mise en œuvre de chacun des marchés nécessaires au fonctionnement du Projet dans le cadre de ses compétences respectives.

Chaque Partie s'engage à assurer la confidentialité des documents de marché qu'elle serait amenée à étudier.

ARTICLE 4 : FINANCEMENT DU PROJET

4.1. OLLN, en tant que bénéficiaire du subside régional, s'engage à gérer les soutiens financiers des partenaires et en l'occurrence, celui de l'UCLouvain envers OLLN d'un montant de 25.000,00 euros ventilé comme suit :
• 50% à savoir, 12.500,00 euros, à la signature et après la prise d'effet de la présente convention ;

• 50% à savoir, 12.500,00 euros, à la clôture de la première phase d'exploitation de la navette autonome.

4.2. La gestion des soutiens financiers des partenaires comprend les sommes dues en vue de l'exécution des différents marchés pour mettre en place le Projet ainsi que sa mise en œuvre.

4.3. Après la prise d'effet de la convention (voir art. 2.3.), OLLN émet une déclaration de créance invitant l'UCLouvain au paiement de la première tranche de son intervention dans le Projet. A la clôture de la première phase d'exploitation de la navette autonome, OLLN émet une déclaration de créance invitant l'UCLouvain au paiement de la seconde tranche de son intervention dans le projet. L'UCLouvain dispose d'un délai de 30 jours calendrier pour effectuer les paiements après chaque déclaration de créance émise par OLLN.

4.4. Les paiements doivent être effectués sur le compte d'OLLN portant le numéro : BE87-0910-0017-1494. La communication est la suivante : « Appel à projets Digital Wallonia - Navette autonome et transport à la demande à LLN - Contribution UCLouvain - Tranche 1 (ou 2) ».

ARTICLE 5 : PRESTATIONS A CHARGE DE L'UCLouvain

L'UCLouvain s'engage à réaliser ou faire réaliser les prestations suivantes et à en prendre en charge les coûts y afférents :
• Le versement d'une somme de 25.000,00 euros en deux tranches de paiement sur le compte d'OLLN conformément aux modalités prévues à l'article 4 de la présente convention ;
• Les frais relatifs au personnel (apport en ressources humaines) estimés à 1 personne (ETP) à raison de 1,5 jour par mois et ainsi que ceux destinés à l'évaluation du Projet ;
• L'intégration du projet à des travaux de recherche, des démarches d'innovation ainsi qu'à des travaux d'étudiants ; cette intégration étant par ailleurs réglée via d'autres conventions spécifiques. • L'interfaçage avec les outils d'information propres à l'UCLouvain

ARTICLE 6 : PRESTATIONS A CHARGE D'OLLN

OLLN s'engage à réaliser ou faire réaliser les prestations suivantes et à prendre en charge les coûts y afférents :
• L'intégration d'un représentant de l'UCLouvain à tous les groupes de travail (a priori dénommés « Transport », « Infrastructure » et « Communication ») ;
• Une visibilité accrue de l'UCLouvain sur la navette autonome néo-louvaniste ainsi que sur les vecteurs de communication utilisés par l'ensemble des partenaires du Projet quand il s'agit de communiquer sur le Projet ;
• La prise en charge, l'installation, l'adaptation et l'entretien de la signalétique (superstructures ou infrastructures) après approbation de l'UCLouvain ; une partie de la signalétique étant, par ailleurs, prise en charge par l'Opérateur de Transport de Wallonie (OTW) via une autre convention liant OLLN et ce dernier ; OLLN s'engageant à faire appliquer cette nécessité d'approbation des aménagements par l'UCLouvain à l'OTW ;
• L'aménagement des voiries communales, et, le cas échéant sur les terrains de l'UCLouvain, selon les normes en vigueur pour permettre la circulation de la navette autonome ;
• L'interfaçage avec les outils d'information propres à OLLN ;
• Fournir les locaux nécessaires, la logistique ou l'infrastructure (IT ou autres) nécessaires pour le bon déroulement des réunions.

ARTICLE 7 : COMMUNICATION - INFORMATION

OLLN coordonnera la diffusion des informations sur le Projet. Elle le fera en étroite collaboration avec l'OTW.

OLLN diffusera les informations relatives au Projet aux différents partenaires, notamment l'UCLouvain, afin que ceux-ci utilisent également leurs propres canaux de diffusion.

Aucune autre information sur le Projet (notamment les informations sensibles issues des groupes techniques) ne pourra être diffusée sans l'accord explicite, préalable et écrit d'OLLN. Cet accord devra être sollicité auprès d'OLLN dans un délai préalable d'au minimum 48 heures (jours ouvrables).

Dans toutes les communications relatives au projet, OLLN et l'OTW veilleront à mettre en évidence le partenariat avec l'UCLouvain.

ARTICLE 8 : RÉUNIONS

Tant la préparation, que la mise en œuvre, ainsi que la finalisation du Projet nécessiteront un grand nombre de réunions. Les Parties s'engagent à préparer les réunions et à fournir le personnel ad hoc pour la bonne exécution de celles-ci. Tous les documents utiles seront préalablement envoyés aux Parties pour que les réunions se tiennent de façon optimale et efficace.

Ces réunions ont notamment pour objet d'identifier et mettre en œuvre un ensemble de mesures d'accompagnement pour maximiser la qualité des Services. Pour ce faire, des groupes de travail seront mis en place autour des trois thèmes suivants :
• Les infrastructures ;
• Le transport ;

• La communication.

ARTICLE 9 : PORTÉE DES COÛTS HORAIRES

Le décompte final des frais engendrés par le Projet devra être établi pour prétendre à l'obtention du solde du subside régional. A ce titre, des coûts horaires de personnels seront définis et reportés dans le tableau final des comptes au prorata des prestations de chacun.

La simple présence aux réunions plénières ne peut être comptabilisée en termes de valorisation et représenter un coût horaire apparaissant dans les justificatifs. Pour mener à bien ce Projet ambitieux, il est nécessaire que l'implication de chacun apporte une réelle plus-value au Projet. C'est la raison pour laquelle des groupes de travail seront formés avec, pour chacun, des tâches spécifiques qui seront, quant à elles, valorisables, en moyenne, à concurrence de :

• Niveau supérieur-universitaire (A) : 40,00 €/h.

• Niveau secondaire supérieur (D) : 30,00 €/h.

• Niveau ouvrier qualifié (E) : 25,00 €/h.

ARTICLE 10 : JURIDICTION

Les juridictions compétentes pour instruire les différends qui pourraient survenir entre les Parties sont celles de l'arrondissement de Nivelles.

Fait à Ottignies-Louvain-la-Neuve en 2 exemplaires originaux, le , chaque Partie reconnaissant avoir reçu le sien.

Pour OLLN,

Par le Collège,

Le Directeur général,

Grégory LEMPEREUR

La Bourgmestre,

Par délégation,

David DA CÂMARA-GOMES,

Echevin de la Mobilité

Pour l'UCLouvain,

L'Administrateur général,

Dominique OPFERGELT

  2. De transmettre la présente délibération accompagnée de la convention dûment signée à l'Université catholique de Louvain (UCL), inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro

0419.052.272, dont les bureaux sont situés à 1348 Louvain-la-Neuve, place de l'Université, 1, afin de poursuivre toutes les procédures liées à la présente convention et notamment l'intervention financière de celle-ci.

  3. De charger le Collège communal d'exécuter la présente décision.

  4. De transmettre la présente délibération au service Finances de la Ville.

  5. De transmettre, si nécessaire, comme pièce justificative, avec la demande de liquidation des subventions, la présente délibération aux pouvoirs subsidiants dans le cadre des subsides octroyés pour l'appel à projets "Territoire intelligent" - Digital Wallonia 2019-2024 - Thème 4.

• 2020-03-16: grab from web

Arguments

Evaluations

Carte d'arguments

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Certaines informations n'appuient pas un choix mais méritent d'être publiées

Gestion des processus

Sémantique

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